KLACHTENREGELING DIALOOG ADVOCATUUR & MEDIATION
Deze klachtenregeling is van toepassing op alle advocaten werkzaam bij Dialoog Advocatuur & Mediation, zijnde het samenwerkingsverband tussen de eenmanszaken Advocaat M. van der Weide, Advocatenkantoor Hoekstra en Advocatenkantoor De Geest.
​
ARTIKEL 1 KLACHT, DE KLAGER EN DE KLACHTENFUNCTIONARIS
-
In deze klachtenregeling wordt verstaan onder klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat van Dialoog of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in artikel 4 van de Advocatenwet.
-
De klager is de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt.
-
De klachtenfunctionaris is mr. E. Boskma van Advocatenkantoor Boskma. Hij is zelf advocaat en door Dialoog aangewezen om de klachten te behandelen.
ARTIKEL 2 TOEPASSINGSBEREIK
-
Deze klachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Dialoog en de cliënt.
-
De advocaat verbonden aan Dialoog handelt een klacht af overeenkomstig deze klachtenregeling
ARTIKEL 3 DOELSTELLINGEN
Doel van deze klachtenregeling is:
-
het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
-
het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten vast te stellen;
-
het behouden en verbeteren van bestaande relaties door middel van een goede klachtenbehandeling;
-
het trainen van medewerkers om cliëntgericht te reageren op klachten;
-
het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.
ARTIKEL 4 INFORMATIE BIJ AANVANG DIENSTVERLENING
-
Deze klachtenregeling is openbaar gemaakt op www.dialoog-am.nl De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat Dialoog een klachtenregeling hanteert, die van toepassing is op de dienstverlening.
-
Dialoog heeft schriftelijk opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
-
Een klacht die na behandeling niet is opgelost, kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak aan de civiele Nederlandse rechter en/of zonodig aan de Raad van Discipline en in hoger beroep aan het Hof van Discipline.
ARTIKEL 5 INTERNE KLACHTPROCEDURE
-
Indien een cliënt Dialoog benadert met een klacht, dan registreert Dialoog de klacht en het onderwerp van de klacht. De klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
-
De advocaat van Dialoog stelt deze de klager in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
-
De advocaat tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen.
-
Mocht dit niet tot een oplossing leiden, dan wordt de klacht onverwijld doorgeleid aan mr. E. Boskma in de hoedanigheid van klachtenfunctionaris.
-
De klachtenfunctionaris stelt de cliënt en de advocaat in de gelegenheid om een toelichting te geven.
-
De advocaat respectievelijk de klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht. Wordt van deze termijn afgeweken, dan laat Dialoog of de klachtenfunctionaris dit aan de cliënt weten met opgave van redenen. Daarbij vermeldt Dialoog of de klachtenfunctionaris een nieuwe termijn, waarbinnen de klacht zal worden beoordeeld.
-
De klachtenfunctionaris stelt de cliënt en de advocaat schriftelijk op de hoogte van haar oordeel over de gegrondheid van de klacht en kan daarbij aanbevelingen doen.
-
Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, ondertekenen de cliënt, de klachtenfunctionaris en de advocaat de schriftelijke mededeling van de klachtenfunctionaris over de afhandeling daarvan.
ARTIKEL 6 GEHEIMHOUDING EN KOSTELOZE KLACHTBEHANDELING
-
De klachtenfunctionaris en de advocaat waarover is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
-
De cliënt is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten voor de behandeling van de klacht.
ARTIKEL 7 VERANTWOORDELIJKHEDEN
-
De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
-
De advocaat over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over zijn of haar contact met de cliënt en over een mogelijke oplossing.
-
De klachtenfunctionaris houdt de cliënt op de hoogte van de voortgang van de behandeling van de klacht.
-
De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.
ARTIKEL 8 EVALUATIE
-
De verslagen en aanbevelingen voortvloeiend uit de interne klachtenregeling worden binnen Dialoog besproken (minimaal eens per jaar).
-
Dialoog neemt zonodig maatregelen ter voorkoming zover mogelijk van nieuwe klachten alsmede ter verbetering van procedures.
De laatste aanpassing aan deze klachtenregeling vond plaats op 14 maart 2023.